STEAM informacinės sistemos asmens duomenų tvarkymo taisyklės

1. Bendrosios nuostatos

Šios Asmens duomenų tvarkymo taisyklės (toliau – Taisyklės) nustato STEAM informacinėje sistemoje (toliau – Sistema) tvarkomų asmens duomenų kategorijas, jų tvarkymo tikslus, teisinius pagrindus, duomenų gavėjus, saugojimo principus, duomenų subjektų teises bei organizacines ir technines priemones, skirtas asmens duomenų apsaugai užtikrinti.

Taisyklės taikomos visoms Sistemos posistemėms ir funkcionalumams, įskaitant:

• naudotojų valdymo posistemę;
• registracijos į STEAM veiklas posistemę;
• STEAM ambasadorių posistemę;
• Mobilios įrangos paketų (toliau – MĮP) rezervavimo ir administravimo posistemę;
• STEAM centrų administravimo posistemę;
• ataskaitų ir analitikos funkcionalumą;
• integracijas su kitomis informacinėmis sistemomis ir išoriniais paslaugų teikėjais.

Asmens duomenys Sistemoje tvarkomi vadovaujantis:

• 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 (BDAR);
• Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu;
• Lietuvos Respublikos švietimo sritį reglamentuojančiais teisės aktais;
• kitais taikytinais Europos Sąjungos ir Lietuvos Respublikos teisės aktais.

2. Asmens duomenų tvarkymo tikslai

Sistema tvarko asmens duomenis šiais tikslais:

• administruoti Sistemos naudotojų paskyras ir prieigos teises;
• vykdyti naudotojų autentifikavimą ir autorizavimą;
• organizuoti registraciją į STEAM centrų vykdomas veiklas;
• administruoti veiklų dalyvius, grupes, mokytojus ir atsakingus asmenis;
• administruoti STEAM ambasadorių veiklą, kompetencijas ir jų teikiamą informaciją;
• administruoti MĮP rezervavimo, siuntimo ir grąžinimo procesus;
• vykdyti komunikaciją su Sistemos naudotojais;
• rengti statistines ir veiklos ataskaitas;
• užtikrinti Sistemos saugumą, veiksmų atsekamumą ir incidentų tyrimą;
• vykdyti teisės aktuose nustatytas funkcijas.

3. Tvarkomi asmens duomenys

3.1. Sistemos naudotojų duomenys

Naudotojų administravimo tikslais gali būti tvarkomi:

• vardas;
• pavardė;
• elektroninio pašto adresas;
• telefono numeris;
• atstovaujama organizacija;
• pareigos;
• savivaldybė;
• naudotojo vaidmuo;
• prisijungimo identifikatorius;
• paskutinio prisijungimo informacija.

3.2. Registracijos į STEAM veiklas duomenys

Registruojant asmenis į STEAM centrų veiklas gali būti tvarkomi:

• Mokytojų, grupių vadovų, STEAM centrų darbuotojų duomenys:
  • vardas ir pavardė;
  • elektroninio pašto adresas;
  • telefono numeris;
  • ugdymo įstaiga;
  • pareigos.
• Veiklų dalyvių duomenys (kai registruojamos mokinių grupės ir nėra būtina identifikuoti kiekvieno mokinio, Sistemoje gali būti tvarkomas tik grupės dalyvių skaičius):
  • vardas;
  • pavardė;
  • ugdymo įstaiga;
  • klasė arba amžiaus grupė;
  • specialiųjų ugdymosi poreikių informacija, jeigu ji būtina saugiam veiklos organizavimui ir pateikiama teisėtu pagrindu;
  • dalyvavimo veiklose istorija.
• Registracijų į veiklas duomenys:
  • STEAM centras;
  • veikla;
  • veiklos data ir laikas;
  • registracijos data;
  • registracijos būsena;
  • dalyvavimo būsena;
  • atšaukimo priežastis (jeigu taikoma);
  • registracijos istorija.

3.3. STEAM ambasadorių posistemės duomenys

STEAM ambasadorių veiklos administravimo tikslais gali būti tvarkomi šie STEAM ambasadorių duomenys:

• vardas ir pavardė;
• kontaktiniai duomenys;
• atstovaujama organizacija;
• pareigos;
• profesinė veiklos sritis;
• kompetencijos;
• kvalifikacija;
• veiklos aprašymas;
• savivaldybė arba regionas;
• vedamų veiklų sritys;
• dalyvavimo renginiuose istorija;
• ambasadoriaus profilio nuotrauka (jeigu pateikiama);
• viešai skelbiama informacija apie ambasadorių.

Viešai Sistemoje skelbiami tik tie STEAM ambasadoriaus duomenys, kurie yra būtini STEAM veiklų viešinimui ir bendradarbiavimui organizuoti, kuriuos leidžiama skelbti teisės aktų nustatyta tvarka ir tik gavus STEAM ambasadoriaus sutikimą.

3.4. MĮP administravimo posistemės duomenys

MĮP administravimo procese gali būti tvarkomi:

• atsakingo už MĮP rezervaciją asmens vardas ir pavardė;
• organizacija;
• kontaktiniai duomenys;
• rezervavimo istorija;
• išdavimo ir grąžinimo informacija;
• MĮP gavėjo duomenys;
• pristatymo adresas;
• kurjerio siuntos numeris;
• siuntos būsenos informacija;
• siuntimo ir grąžinimo istorija.

Jeigu Sistema integruojama su trečiųjų šalių sistemomis, joms perduodami tik tie asmens duomenys, kurie būtini mokėjimui arba siuntai suformuoti, siuntai pristatyti ir siuntos grąžinimo procesui administruoti.

3.5. Veiksmų audito duomenys

Sistemoje registruojami:

• prisijungimo ir atsijungimo įvykiai;
• naudotojo IP adresas;
• naudotojo identifikatorius;
• paskyros sukūrimo ir keitimo faktas;
• registracijų sukūrimas, keitimas ir atšaukimas;
• STEAM ambasadorių profilio duomenų pakeitimai;
• MĮP rezervavimo, apmokėjimo, išdavimo, grąžinimo, aptarnavimo ir remonto veiksmai;
• administratorių atlikti veiksmai;
• duomenų importo ir eksporto operacijos;
• klaidos, saugumo įvykiai ir kiti Sistemos incidentai.

Audito duomenys naudojami tik Sistemos administravimui, saugumo užtikrinimui ir incidentų tyrimui.

4. Asmens duomenų gavėjai

Asmens duomenys gali būti teikiami:

• STEAM centrams;
• Nacionalinei švietimo agentūrai;
• švietimo įstaigoms;
• Sistemos priežiūros ir palaikymo paslaugų teikėjams;
• kurjerių paslaugų teikėjams;
• kitoms informacinėms sistemoms, su kuriomis Sistema integruota;
• valstybės ir savivaldybių institucijoms, kai tai numato teisės aktai.

Duomenys perduodami tik tokia apimtimi, kuri būtina konkrečiam tikslui pasiekti.

5. Asmens duomenų saugojimas

Asmens duomenys saugomi ne ilgiau negu to reikalauja jų tvarkymo tikslai arba teisės aktai.

Registracijų į veiklas duomenys saugomi tiek, kiek būtina veiklų administravimui, ataskaitų rengimui ir teisės aktuose nustatytų prievolių vykdymui.

STEAM ambasadorių duomenys saugomi ambasadoriaus dalyvavimo programoje laikotarpiu, o pasibaigus dalyvavimui – teisės aktuose nustatyta tvarka.

Mokymo priemonių rezervavimo ir siuntimo istorija saugoma tiek, kiek būtina MĮP apskaitai, atsekamumui ir ginčų nagrinėjimui.

Audito žurnalai saugomi vadovaujantis informacijos saugos dokumentuose nustatytais terminais.

6. Asmens duomenų apsauga

Siekiant užtikrinti asmens duomenų saugumą, Sistemoje įgyvendinamos šios priemonės:

• prieigos kontrolė pagal naudotojų vaidmenis;
• saugus naudotojų autentifikavimas;
• duomenų perdavimo šifravimas;
• veiksmų audito registravimas;
• atsarginių kopijų sudarymas;
• periodinis prieigos teisių peržiūrėjimas;
• saugumo incidentų registravimas ir analizė;
• apsauga nuo neteisėtos prieigos, pakeitimo, sunaikinimo ar praradimo;
• organizacinės priemonės, užtikrinančios darbuotojų konfidencialumo įsipareigojimų laikymąsi.

7. Duomenų subjektų teisės

Duomenų subjektai turi teisę:

• gauti informaciją apie jų asmens duomenų tvarkymą;
• susipažinti su savo asmens duomenimis;
• reikalauti ištaisyti netikslius ar neišsamius duomenis;
• reikalauti ištrinti duomenis, kai tam yra teisinis pagrindas;
• apriboti duomenų tvarkymą;
• nesutikti su duomenų tvarkymu;
• pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai.

8. Baigiamosios nuostatos

Prieiga prie Sistemoje tvarkomų asmens duomenų suteikiama tik tiems naudotojams, kuriems ji būtina tiesioginėms funkcijoms vykdyti.

Sistemos administratoriai, STEAM centrų darbuotojai ir Sistemos priežiūrą vykdantys asmenys privalo užtikrinti tvarkomų asmens duomenų konfidencialumą ir laikytis BDAR bei kitų teisės aktų reikalavimų.

Diegiant naujas Sistemos funkcijas, posistemes ar integracijas, turi būti įvertinama, ar jos lemia naujų asmens duomenų tvarkymo procesų atsiradimą, ir prireikus atnaujinamos šios Taisyklės bei atliekamas poveikio duomenų apsaugai vertinimas.

Visi asmens duomenys Sistemoje tvarkomi vadovaujantis duomenų kiekio mažinimo, tikslumo, vientisumo, konfidencialumo ir atskaitomybės principais.